Encerrando a parceria com instituições beneficiadas? Encontre dicas de como ter um encerramento de sucesso

Texto: Roseli Bianchi - Especialista em Voluntariado da Global Communities Brasil

Nos treinamentos que facilito sobre voluntariado corporativo um dos pontos principais das conversas é sobre o estabelecimento de parcerias com as instituições que serão beneficiadas, sejam elas escolas, ONGs ou bairros. Neste artigo, no entanto, gostaria de ressaltar a importância do momento de finalização dessas parcerias.

Se os voluntários vêm atuando em uma instituição por algum tempo e sentem que é o momento de finalizar as atividades para beneficiar outras entidades, é importante encerrar esse ciclo para começar um novo.

O primeiro passo é comunicar o responsável da instituição, mesmo que o prazo tenha sido estabelecido no termo de entendimento entre as partes, é importante conversar com ela um tempo antes sobre o encerramento das atividades.

Para esse momento, é importante o gestor do comitê agendar uma reunião com a gestão da instituição para realizar uma sessão de feedback. Nesse encontro, o objetivo é entender como foi para a instituição ter o programa de voluntariado como parceiro, o trabalho realizado pelos voluntários e se as expectativas foram alcançadas.

Veja abaixo um Canvas que pode ser utilizado de uma forma prática e visivelmente atrativa. Sugerimos estimular uma sessão aberta, onde cada um faça suas considerações em postits, compartilhe com o grupo e coloque na matriz.

Nessa ocasião, aproveite para apresentar à instituição parceira um relatório das ações/projetos realizados no decorrer do ano. Se você está familiarizado com apresentações em power point, elas costumam ser eficientes nesse momento. Essa apresentação pode ser breve e pode ser entregue uma versão em PDF ou impressa.

Alguns dados que podem constar na apresentação/relatório:

- um resumo sobre a empresa, investimento social e o programa de voluntariado;

- um resumo sobre a parceria com a instituição, descrevendo as expectativas no início da parceria;

- projetos e ações realizadas (com registros de imagens);

# de projetos realizados

# de pessoas beneficiadas

# de horas voluntárias

# de voluntários participantes

# de recursos investidos              

# depoimentos de voluntários e/ou comitê

O relatório é uma forma de deixar registrado o trabalho realizado e as conquistas conjuntas da parceria. Além disso, fornece ao comitê de voluntariado e a instituição uma visão macro de todo o investimento que teve por meio do voluntariado (recursos humanos e financeiros).

Seu comitê, costuma fazer um encerramento do programa com a instituição? Se sim, compartilha aqui como realizaram essa etapa! ;)

Acesse o link e faça download de alguns materiais que disponibilizo para te ajudar em seu programa de voluntariado! Sucesso!