O primeiro passo é comunicar o responsável da instituição, mesmo que o prazo tenha sido estabelecido no termo de entendimento entre as partes, é importante conversar com ela um tempo antes sobre o encerramento das atividades.
Para esse momento, é importante o gestor do comitê agendar uma reunião com a gestão da instituição para realizar uma sessão de feedback. Nesse encontro, o objetivo é entender como foi para a instituição ter o programa de voluntariado como parceiro, o trabalho realizado pelos voluntários e se as expectativas foram alcançadas.
Veja abaixo um Canvas que pode ser utilizado de uma forma prática e visivelmente atrativa. Sugerimos estimular uma sessão aberta, onde cada um faça suas considerações em postits, compartilhe com o grupo e coloque na matriz.
Alguns dados que podem constar na apresentação/relatório:
- um resumo sobre a empresa, investimento social e o programa de voluntariado;
- um resumo sobre a parceria com a instituição, descrevendo as expectativas no início da parceria;
- projetos e ações realizadas (com registros de imagens);
# de projetos realizados
# de pessoas beneficiadas
# de horas voluntárias
# de voluntários participantes
# de recursos investidos
# depoimentos de voluntários e/ou comitê
O relatório é uma forma de deixar registrado o trabalho realizado e as conquistas conjuntas da parceria. Além disso, fornece ao comitê de voluntariado e a instituição uma visão macro de todo o investimento que teve por meio do voluntariado (recursos humanos e financeiros).